Comment stocker ses archives papier de façon optimale ?

Si la transition digitale des entreprises a largement permis le développement des outils et support numérique dans le monde professionnel, la documentation papier occupe encore une place importance au niveau des ressources des entreprises, par le biais notamment des archives. Et en la matière ces entreprises ont un certain nombre d’obligations à respecter sur la nature, la mise à disposition et la durée de conservation de certains documents. Mais qui dit conservation dit évidemment stockage. Mais comment faire en sorte de stocker ces supports papier de façon optimale ?

Documents et délais de conservation pour les entreprises

Documents civils et commerciaux, pièces comptables, documents fiscaux, documents sociaux, gestion du personnel, la législation impose aux entreprises de conserver un certain nombre de documents avec des durées spécifiques à chacun. En voici quelques exemples :

• Contrat ou convention commerciale : 5 ans
• Documents bancaires : 5 ans
• Police s’assurance : 2 ans à compter de la résiliation du contrat
• Livre et registre comptable : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice
• Impôts sur les sociétés : 6 ans
• Cotisation foncière des entreprises : 6 ans
• Compte annuel : 10 ans
• Bulletin de paie : 5 ans
• Registre du personnel : 5 ans à compter du départ d’un salarié
• Documents sur les charges sociales : 5 ans
• Etc

La diversité des documents et leur durée de conservation est telle que de nombreuses entreprises, malgré la numérisation de leurs différents outils et supports s’appuient encore massivement sur le papier et bénéficie donc de nombreuses archives. Et si la sécurité des données numériques est un sujet plus que jamais essentiel, la même question se pose quant au stockage et à la conservation des archives papier.

Les racks et rayonnages pour archives papier

L’un des équipements essentiels au stockage des archives est le mobilier. Un particulier se contera d’un simple meuble (bibliothèque, buffet, étagère…), une entreprise, en raison de la quantité d’archives à conserver et de la nécessité d’y avoir accès en temps voulu, devra adopter des équipements à la hauteur des enjeux. Ainsi, une salle ou à un minima un espace est dédié aux archives et équipé d’étagères spécifiques, appelées rack ou rayonnage archives.

Ces rayonnages doivent bien évidemment être dotés de capacité particulière en raison du poids que peuvent représenter les archives cumulées au fil des années, mais également des équipements propres au système d’archivage choisi (boîtes d’archives, classeurs ou dossiers suspendus – voir à la suite).
Si l’on parle généralement de rack léger en comparaison avec les rayonnages industriels destinés à supporter plusieurs tonnes dans les usines et entrepôts logistiques, les rayonnages archives sont toutefois en capacité de porter 100 voire 150 kilos de documents par étagère.

Les solutions de rangement dans les rayonnages à archives

Les archives papier ne sont pas rangées en pile sur les racks dédiés. On utilise en effet différents types de fournitures pour faciliter leur rangement, leur classement et leur accès.

• Boîtes et cartons d’archivage: en carton ou en plastique, les boîtes d’archivages sont, des contenus solides et rigides de dimensions variables (le plus souvent 340mm, 540mm ou 680mm de profondeur) permettent de ranger des documents papier. Selon le type de boîtes ou de carton, les papiers seront allongés ou posés debout.
  Les boîtes d’archives seront alors positionnées les unes à côté des autres sur les étagères du rack, identifiées grâce aux informations notées sur le côté de la boîte.
• Classeurs d’archives: on retrouve là le système classique du classeur avec un système d’anneau permettant de positionner et fixer les documents. À l’instar des boîtes d’archivage, ces classeurs sont positionnés sur la tranche, alignés sur les étagères du rayonnage d’archives.
• Dossiers suspendus: les dossiers suspendus demandent des équipements spécifiques, en l’occurrence un système de rails dans lesquels viendront se glisser les crochets des dossiers ainsi suspendus. Ce système est notamment réputé pour sa praticité et la rapidité d’accès aux documents

Garantir la sécurité et l’accès aux archives papier

Au-delà du mobilier et du système de rangement et de stockage des archives, l’archivage nécessite de prendre des dispositions pour garantir la sécurité des données ainsi conservées :

• Un espace dédié: une salle est généralement dédiée aux archives
• Un accès restreint: parce que les archives regroupent des documents stratégiques, l’accès est souvent réservé à certains personnels avec un système de clé ou de badge électronique ;
• Préservation contre l’humidité: c’est bien connu, le papier résiste peu au contact à l’eau et l’humidité. On devra contrôler le taux d’humidité de la salle d’archives pour la maintenir entre 45% et 55%
• Protection contre le feu : le feu est l’un des principaux risques de destruction des archives. La salle devra donc être équipée de détecteurs de fumée, d’extincteurs portables et de sprinklers automatiques.

Au-delà de la sécurité, l’accès aux ressources doit être facilité pour permettre de retrouver facilement et rapidement les ressources nécessaires en cas de besoins ou de contrôle :

• Chronologique, alphabétique, numérique, systématique: Différentes méthodes de classement peuvent être utilisées et même croisées.
• Courantes, intermédiaires, définitives: on organisera le classement des archives selon la nécessité d’accès et les obligations de conservation.
• Plan de classement: selon la méthodologie choisie, il est essentiel de formaliser et de mettre à disposition des collaborateurs concernés la méthode choisie.

 

Les archives papier sont une partie importante de l’histoire de toute entreprise, et elles doivent être stockées d’une manière qui les rende faciles d’accès et les préserve des dommages. En comprenant les différents types de racks et d’étagères disponibles pour le stockage du papier, ainsi que les meilleures façons de protéger vos documents, vous pouvez vous assurer que vos archives papier sont toujours accessibles lorsque vous en avez besoin.